안녕하세요. 메일플러그입니다.
회사 생활을 하다 보면, 함께 일했던 동료가 퇴사하거나
내가 이직하게 되는 상황 등이 생길 수 있는데요.
이때, 하기 싫어도 가장 먼저 드는 걱정이 바로 인수인계이죠.
오늘은 이런 인수인계를 메일플러그의 업무협업툴로
간편하게 진행하는 방법을 말씀드리려 하는데요.
우리는 도대체 왜 인수인계를 어려워하는지
그 이유부터 먼저 살펴볼까요?
1. 인수인계가 쉽지 않은 이유
우리가 이상적으로 생각하는 인수인계의 모습은
전임자가 신규 입사자에게 직접 해주는 것일 텐데요.
하지만 여러 사정에 의해 그러지 못하는 경우가 꽤 있습니다.
이때에는 보통 다른 직원이 대신 받게 되는 경우가 많은데요.
갑작스럽게 기존에 진행하던 업무에
추가로 많은 양의 인계 내용이 더해진 직원은
모든 내용을 정확하게 파악하고 기억하기 어렵죠.
그래서 결국, 내용이 축소되고 누락되는 상황이 발생하게 됩니다.
또한 직접 진행해 오던 업무가 아니기 때문에,
히스토리를 찾는 것도 쉽지 않은데요.
프로젝트의 결과물은 남아있지만,
어떠한 이유로 시작하게 된 건지 어떻게 진행되었는지 등
정작 중요한 업무 과정과 노하우가 사라져 버리는 거죠.
그렇다면, 이렇게 쉽지 않은 인수인계를
제대로 진행하려면 어떻게 해야 할까요?
2. 업무협업툴로 간편하게 진행하기
바로, 메일플러그 그룹웨어를 이용하시면 해결되는데요!
어떠한 업무협업툴을 활용해야 좋을지
하나씩 살펴보도록 하겠습니다.
① 업무용 메신저
일반 개인용 메신저는 새로운 대화방에 초대받았을 때,
그 이전의 메시지들은 볼 수가 없는데요.
메일플러그의 업무협업툴인 메신저에서는 확인이 가능합니다.
그래서 전임자가 이미 퇴사하고 자리에 없더라도,
신규 입사자가 메신저를 통해 업무 히스토리를 파악할 수 있죠.
( *메시지는 최대 36개월 보관 )
또한, 다양한 조건 필터로 강력한 검색 기능을 제공해
원하는 내용을 빠르게 찾는 것도 가능합니다.
② 드라이브
다음으로 업무협업툴인 드라이브를 활용하면,
인수인계 시 누락을 최소화할 수 있는데요.
공유 드라이브에 각 부서나 파트별로 폴더를 분류하고,
중요 업무자료 및 관련 파일을 업로드해 두는 게 좋습니다.
업로드를 통해 파일이 즉시 공유되기 때문에,
인수인계를 급작스럽게 준비하게 되더라도
미리 정리되어 있어 자료가 누락될 걱정이 없기 때문이죠.
특별히 드라이브 생성 시 열람 권한 설정이 가능해,
보안이 중요한 자료는 관련자가 아니면
확인을 못하도록 막을 수도 있는데요.
파일을 누락 없이 인계자에게 공유할 수 있을 뿐만 아니라,
외부로부터 안전하게 보관하는 것도 가능하겠죠?
③ TASK
더불어, 프로젝트 관리 등을 위한
업무협업툴인 TASK를 활용하시면
더욱 간편하고 정확하게 인수인계하실 수 있는데요.
TASK는 공간별로 모든 업무 히스토리를
보관/관리/파악할 수 있기 때문입니다.
뿐만 아니라 댓글이나 활동기록 등의
세부적인 사항까지 확인이 가능한데요.
해당 담당자가 퇴사자하더라도
기록은 모두 보관되어 언제든지 찾아보실 수 있습니다.
따라서 인계자를 task 공간에 초대한다면,
혹여나 놓친 부분들이 있었더라도
정확하게 내용을 전달하는 것이 가능하겠죠?