안녕하세요. 메일플러그입니다.
이제 본격적인 여름휴가 시즌이 다가왔는데요.
꿀 같은 휴가 기간 동안 방해받지 않고,
일에도 차질이 없기 위해서는
미리미리 업무관리를 잘해둬야 하죠.
그래서 오늘은 휴가를 떠나기 전,
메일플러그 그룹웨어로
센스 있게 업무관리 하는 방법을 말씀드리겠습니다!
1. 휴가 일정 공유하기
휴가 가기 전 제일 먼저 해야 할 것은,
팀원 간의 일정을 조율하고 공유하는 것인데요.
팀원들이 한 번에 자리를 비우게 된다면,
업무에 차질이 생길 수 있기 때문이죠.
뿐만 아니라 함께 협업하는 동료들이
나의 부재 상황을 갑작스럽게 알게 되지 않도록
센스 있게 미리 알려야 합니다.
메일플러그에서는 근태관리에서
휴가 신청부터 확인까지 모두 할 수 있는데요.
근태 캘린더로 동료들의 연차 사용 여부를 확인하고
겹치지 않는 날짜에 신청을 하면 되죠.
또한, 그렇게 신청하고 승인받은 내 휴가도
마찬가지로 캘린더에 표시되어
다른 팀원들이 확인하는 것이 가능합니다.
더욱 확실하게 하기 위해서는 공유캘린더에
추가적으로 일정을 기록하는 것이 좋은데요.
이렇게 사전에 확실하게 공유가 된다면,
내가 부재중인 상황이더라도 업무가 원활하게 진행될 수 있겠죠?
2. 부재중 응답 설정하기
다음은 부재중 자동 응답 설정하기인데요.
부재중 시에 이메일을 수신하면, 설정한 대로 자동 응답하는 기능입니다.
부재 일정을 사전에 미리 고지했더라도,
미처 전달받지 못한 인원이 있을 수도 있는데요.
상대방이 하염없이 회신을 기다리는 상황을 방지하기 위해
자동 응답을 설정하시는 게 바람직하죠.
우측 톱니바퀴 > 메일 설정 > 부재중 응답에서 진행하실 수 있는데요.
부재 기간부터 대상과 주기를 설정하고
응답될 이메일의 내용을 작성하시면 되죠.
설정한 부재 기간이 종료될 경우,
자동 응답 기능은 사용 안 함으로 바로 변경됩니다.
메일플러그 메신저에서는 상태 메시지를 통해
자연스럽게 알리는 것이 가능한데요.
업무용 메신저 상태 메시지에
휴가로 인해 부재중인 기간을 써두면,
모르고 메시지를 보내려던 동료가 쉽게 발견할 수 있겠죠?
3. 대결자 지정하기
마지막으로 떠나기 전, 업무를 잘 인계하고 가야 하는데요.
부재중이더라도 중요한 결재는 빠르게 진행되도록,
대신 결재 권한을 행사할 대결자를 미리 지정할 수 있습니다.
대결자는 메일플러그 그룹웨어 관리자가
해당 기능을 사용 설정해야 지정할 수 있는데요.
사용 설정이 되어 있다면,
우측 톱니바퀴 > 결재 설정 > 부재 등록에서 기간, 사유, 대결자를 선택하면 되죠.
예정보다 복귀를 빠르게 할 경우에는
설정한 기간이 되기 전이라도 대결 권한을 해제할 수 있습니다.