안녕하세요. 메일플러그입니다.
사내 주소록, 모든 회사에 꼭 필요한 부분이죠.
그래서 저희 메일플러그에서는 무제한 그룹웨어와
기업메일 상품 도입 시, 주소록을 무료로 제공해드리고 있습니다.
연락처 등록 및 삭제뿐만 아니라 편리한 기능을 제공하고 있는데요.
오늘은 메일플러그 기능으로 회사 주소록 관리를 진행할 수 있는 TIP을 알려드리겠습니다.
지금부터 하나씩 살펴볼까요?
1. 빠른 등록
메일플러그 주소록은 사내 조직도 기반의 사내 연락처를 제공하는데요.
이외에도 외부 협력업체, 고객사 등
추가로 필요한 정보를 별도 저장해야 하는 경우도 있죠.
이때 간단한 항목만 간편하게 입력하여 추가하고 싶은 경우,
빠른 등록 기능을 활용해보시길 바랍니다.
빠른 등록은 이름, 메일 주소, 그룹만 입력하면
간단하게 저장할 수 있는 기능인데요.
세부사항을 굳이 입력하지 않아도 되는 경우는
간편하게 등록할 수 있어 편리하죠.
또한, 웹메일 메뉴에서 메일 주소 클릭 > 연락처 추가하기를 선택하면
자동으로 이름과 메일 주소가 입력되어 더욱 간편하게 등록할 수 있습니다.
2. 공용 연락처 관리하기
업무를 진행하다 보면, 팀 내 혹은 많은 부서에서
필요한 연락처가 분명 있을 수 있는데요.
그럴 때마다 별도로 요청하고,
정보를 전달해야 한다면 효율성이 떨어질 수밖에 없겠죠.
이때 공용 연락처 기능을 활용해보시길 바랍니다.
관리자 혹은 권한이 있는 사용자가 등록한 주소록을
모든 사용자가 함께 사용할 수 있는데요.
권한 관리 방법을 자세히 살펴볼까요?
먼저 관리자 계정을 통해 접속해주세요.
공용주소록 관리 권한 설정에서
전체 사용자 혹은 관리자, 개별 사용자를 지정할 수 있는데요.
또, 그룹별로 공용 주소록 사용 여부를 설정하실 수도 있습니다.
이때 권한을 부여받은 사용자는 공용 주소록에
정보를 추가하여 사내 직원들과 공유할 수 있습니다.
3. 중복 주소 관리
많은 연락처를 추가해 사용하시다 보면,
중복으로 등록되어 불편한 경우가 있을 수 있는데요.
또한, 동명이인이 등록된 경우에는 혼동될 수도 있죠.
이런 경우, 하나하나 확인하고 정리하려면 효율성이 떨어질 수밖에 없는데요.
이때 중복 주소 정리를 해보시길 바랍니다.
중복 주소 정리는 사용자의 주소록 중 중복된 이름이나
이메일 주소를 검색해 정리할 수 있는 기능인데요.
연락처 메뉴 > 중복 주소 정리 탭에서
이름 혹은 주소를 기준으로 편리하게 검색하실 수 있습니다.
중복된 항목은 바로 삭제가 가능하니,
편리하게 중복 데이터를 정리할 수 있겠죠?