안녕하세요. 메일플러그입니다.
회사에서 일을 하시다 보면,
여러 크고 작은 협업을 하게 되실 텐데요.
협업을 더욱 효과적으로 하기 위해서는
배가 산으로 가는 일이 없도록,
업무 관리툴을 사용하시는 것이 바람직하죠.
그래서 오늘은 메일플러그의 업무 관리툴인
TASK 기능의 활용법을 말씀드리려고 합니다.
메일플러그 TASK는?
먼저, 메일플러그의 TASK는
칸반 형식으로 이루어져 있는데요.
크게 공간 > 섹션 > 카드 순으로 구분되어,
워크플로우를 직관적으로 한눈에 파악할 수 있죠.
또한, 누가 어떤 일을 담당하고 있는지
작업의 우선순위 등도 쉽게 확인 가능한데요.
이를 통해, 구성원들의 책임감을 높이고
공동의 목표를 빠르게 달성할 수 있도록 도와줍니다.
그러면 자세한 활용 방법을 살펴볼까요?
1. 프로젝트 만들기
프로젝트나 부서별로 협업을 진행하기 위해선
첫 번째로 공간 추가를 해야 합니다.
여러 업무가 섞여서 혼잡해지지 않도록
체계적으로 구분해 주시는 것이 좋죠.
그렇다면, 함께 프로젝트 공간을 만들어보겠습니다.
TASK 탭에 들어간 후, 화면 좌측에 공간 추가를 클릭해 주면 되는데요.
다른 프로젝트와 헷갈리지 않게
프로젝트명을 명확하게 기입하는 것이 중요합니다.
그다음에는 함께 할 사용자들을 초대하면 되는데요.
초대를 마치고 저장을 클릭하면,
협업을 위한 프로젝트 공간이 생성됩니다.
사용자는 아주 간편하게 초대할 수 있는데요.
그룹웨어의 조직도와 연동되기 때문에,
다른 팀에 동명이인이 있더라도 소속으로 쉽게 구분할 수 있죠.
또한, 검색을 통해 사용자를 바로 찾는 것도 가능합니다.
2. 업무 요청하기
프로젝트 공간을 만들었으면 이제는
카드를 추가하여 업무를 요청할 차례인데요.
담당자부터 마감일, 체크리스트, 라벨 등
다양한 설정을 하는 것이 가능합니다.
카드를 추가하고 클릭하게 되면,
상세한 내용 설정을 위한 팝업이 나오는데요.
담당자 및 기한을 지정해 책임감을 더하고,
체크리스트에는 세부 작업 목록을 작성해
진행 상황을 쉽게 파악할 수 있습니다.
라벨 설정을 통해 우선순위 등을 구분하거나
댓글로 피드백을 즉시 남기는 것도 가능한데요.
그 외에도 관련 자료 업로드, 활동 기록 등
다양한 기능으로 더욱 효과적인 협업이 가능하겠죠?
3. 실시간 알림 받기
협업은 여러 명이 함께 진행하기 때문에,
변동 사항을 빠르게 파악하는 게 중요한데요.
변동 사항을 놓쳤다가는 누락되는 업무가 발생할 수도 있기 때문이죠.
하지만 실시간 알림을 설정하면, 업데이트되는 내용을
바로바로 확인하여 원활한 협업 진행이 가능합니다.
메일플러그 화면 우측에 톱니바퀴를 클릭하면
환경설정 창으로 이동하실 수 있는데요.
알림 설정 > TASK 알림으로 들어가 설정하면 되죠.
모바일앱과 메신저 중 알림 받을 방식부터
대상과 조건까지 선택할 수 있는데요.
업무 중 과도한 알림 때문에, 일에 집중이 깨지지 않도록
공간 별로 알림 여부를 설정하는 것도 가능합니다.